拥抱智能文档管理——简易管理即智能

面向不同行业的企业员工，很多文档管理产品虽功能强大，却往往在推广时遭遇莫名的阻力，久而久之，企业难以从中获取实际效益。究其原因，大多数此类产品在设计时从员工使用的角度考虑不够充分。目前国内计算机使用水平参差不齐，增强易用性是文档管理产品缩减与企业员工间磨合期、获得员工认可的必由之路，也是帮助企业员工提升工作效率，使企业从中获得效益的不二之选。

现行市面上大部分企业级文档管理产品，以Web的方式提供文档浏览、编辑、共享等服务，并在此基础上尽可能提升产品的友好性，力求获得用户的认可。然而这种使用方式天然与用户习惯相违背，且需要耗费大量的上传下载等待时延。如果没有强势的行政命令加以辅助，很多宝贵的经验分享、知识类文档极有可能因为员工“嫌麻烦“而难以在员工之间流通。

EISOO AnyShare Family 3.0 V2智能文档管理，在充分研究方法论的基础之上，推出更简便的使用、管理方式，提升协作效率，促进知识传递，为用户带来便捷的文档使用、文档管理体验。

在操作使用方面，AnyShare秉承No Upload的设计准则，一改传统文档管理软件频繁上传下载文档的管理模式，采用AnyShare盘的方式，保持用户的使用习惯。AnyShare盘在用户“我的电脑“下，以盘符的形式呈现，用户登录后即可进入AnyShare盘，在权限控制下进行文档的浏览、编辑、新建、删除等操作，与本地的C、D、E盘一致。并且，AnyShare盘允许用户进行全文检索、标签分类等，让用户更高效地使用文档。

通过AnyShare盘，用户不仅可以直接创建、编辑自己的办公文档，也可以方便浏览他人分享的文档，或是达成与团队伙伴的协作。AnyShare盘分类呈现所有用户具有访问权限的文档，如同存储于本地磁盘中，用户无需再临时要求同事发送相关文档给自己或是到Web下载他人共享的文档。

并且，AnyShare独特的缓冲设计，确保用户使用时不必耗费等待时延，No Transfer确保所想即可得，真正让AnyShare盘操作方式亲近用户、保持用户使用习惯。

企业级文档管理常常忽视管理易用性的问题，AnyShare在关注用户使用便捷性的同时，也同样注重管理效率的提升。绝大部分的文档管理产品均采用单一管理员角色，管理员既需要维护系统各模块的正常运行，也肩负着权限配置等繁琐工作，使得管理员成为整个管理工作的单节点。

AnyShare提供多种管理员角色，包括系统管理员、审计管理员、知识管理员等。管理工作的分离，一方面有效防止单一管理员角色权限过大，近年来频频曝光的企业IT管理员恶意破话企业IT应用的事已为企业级用户敲响警钟，通过多种角色的制衡，即能够有效避免此类事故的发生。另一方面，文档管理系统的运作包含很多专业的内容，多管理员角色能够有效达到专事专管，准确提升管理效率，例如知识管理员可专门管理系统中的文档分享、协作等，而将系统运行、存储状态等系统运维方面的内容交付给具有这方面专业知识的系统管理员管理。

管理易用性的另一个重要体现是在文档安全部分。从人们的常规认知来说，通常一个系统越安全，也就预示着它的部署、维护和使用也将越复杂。为了保障系统的安全性，文档管理产品是不是就不能够在提升易用性方面有所作为了呢?AnyShare即很好地打破了这种思维定式，在保障系统安全的同时，力求管理操作上的简化，提升管理效率。

以权限管理为例，文档管理产品在进行权限配置时往往都需要经过选择用户、选择文件、配置权限这样的过程，当用户量较大时，这种管理方式必然带来大量的重复操作，尽管有些文档管理产品提供按组的方式配置权限，但并没有从本质上解决这个问题。这种配置权限方式的另一个明显弊端是当用户岗位发生变化时，即需要手动清除其原有权限并配置新的权限，容易造成权限管理的混乱。

AnyShare智能文档管理创新的No Share准则，采用权限规则进行管理，不再为单个用户、单个文档绑定访问权限，而是通过建立权限规则体系，由系统自动判定用户对不同文档具有何种权限。当发生用户调岗等事件时，系统也将自动依据行政架构的变化更改相关用户的访问权限，大大降低管理的复杂性，提升管理效率。

文档管理面向党政、教育、企事业单位各个岗位的员工提供文档服务，促使知识和信息在员工之间流通，进而提升员工的业务能力，带来效益。然而用户环境的复杂性及用户计算机使用水平的参差不齐在对文档管理产品提出更高易用性要求。可见，要想真正实现智能文档管理，实现简易管理是必由之路。

AnyShare极富创意的No Share，No Upload，No Transfer三大设计准则，切实帮助用户高效管理企业级文档，为各组织单位带来实际效益的提升。

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