OA系统数据整合(3):请假管理

OA行业发展至今，已经远远超过了传统意义上的“无纸化办公”，或“办公自动化”等老概念所描述的应用。新兴的OA系统在智能性、整合性应用上已经取得了突破性的进展，这时行业已经找到一个更贴切的词语来替代OA，那就是“协同”。 

关于“协同”，具体来说包括四大类：人员的协同、流程的协同、数据的协同、资源的协同，构成了企业完整的经营管理活动。其中数据的协同是当前OA系统的应用重点，也就是华天动力最新提出的工作流2.0，其含义是：不但要实现OA系统内部的数据整合，又实现OA系统和其他业务系统之间的数据整合，消除信息孤岛，减少重复工作。 

说到OA系统的数据整合，其实这些年来厂商和用户一直在热烈探讨，却缺乏实践案例。为了填补这个空白，最近华天动力发布了一系列数据整合方面的案例，包括借款与报销、预算与费用等，这次我们看到的是一个关于请假管理方面的数据整合应用。 

一个简单的请假管理流程，为什么还要进行数据整合呢？通过华天动力OA办公系统提供的案例可以看到，请假单可以直接关联请假人的请假历史。无论这个请假记录是保存在OA系统中，还是HR系统中，都可以自动提取过来，为审批人提供决策依据，一项小的改进可以大大提升工作的便利性。

如下图一所示，是大连富强企业集团在华天动力OA系统中使用的“病假请假申请单”，申请人在填写这个表单的时候，能够直接看到自己一年内的请假历史。这些数据来自于OA系统内部，是对以往审批完成的请假单的汇总，根据这个请假历史，申请人就可以更合理的安排自己的假期。 

 
图一：OA系统内部请假数据关联

而如下图二所示，这是上海利众集团在华天动力OA系统中使用的“员工请假申请单”，这张表单主要用于由申请人给自己的下属提交请假申请。申请人在填写申请单时，只要输入员工的工号，系统就会自动从HR系统中提取该员工的姓名、部门、职务，同时该员工的所有请假记录也被提取过来，一目了然，为申请人和审批人提供了准确的参考。 

 
图二：OA系统外部请假数据关联

显然，OA系统自动从系统内、外提取请假记录，直接显示在申请单上，对审批人来说是非常有用的。比如人事部经理在审批一个请假单的时候，发现某员工近期频繁的请病假，那么到底是该员工真的生病了，还是另有原因呢？他可以找来该员工的主管了解情况，如果真的是生病了，就建议员工好好检查一下；如果是另有原因，就调查一下到底是怎么回事，以便及时解决问题，防止突发事件。

可以想象，如果申请单上没有员工的请假历史记录，那么审批人就要完全靠自己的脑袋去记忆了，想起来了还好，想不起来可能就做出了错误的审批，掩盖了问题。当一个公司有几百、几千、甚至几万人的时候，再好的脑袋恐怕也靠不住了。 

可见，OA系统的数据整合并非石破天惊的应用，而是解决了企业中点点滴滴的实际问题。这种应用就像水泥一样，用来抹平、粘合石头和砖块之间的缝隙，让大厦更加牢固，让企业更加健康。