拒绝裸奔,谈OA办公系统价值提升

　　中国的企业使用OA办公系统来优化企业的沟通、协作管理，提升执行效率，已经取得了非常明显的成果。可是，在很多企业，OA办公系统的价值仍然远未发挥出来。

　　“公司用OA三年多了，跑了不少流程，但主要应用于行政、财务、人事这些职能部门，其它部门除了报销几乎不用……也并非一定要他们用，也在努力寻找他们的需求，想问一问大家在运维的过程中，如何提升OA的价值？”

　　在国内最大的CIO实名社区火花网上，某企业IT主管任先生提出了这样一个问题：做为一个甲方的OA运维人员，如何提升OA的价值？

　　任先生所提出的问题，其实在很多企业都存在。作为面向行政办公，或者说组织行为管理的OA系统，因为很少涉及到企业的核心业务管理，所以在很多企业内就像一个跑腿的“小角色”，做些文档传递与共享、信息发布与交流、文件和单据的审批这样的简单工作，甚至在一些企业，这些简单的应用也没有做好。打开OA系统，里面空空荡荡的，就像在裸奔。

　　OA系统的价值显然远不止此，OA系统将先进的管理理念和办公方式，通过软件技术和网络技术进行了工具化，以事务和项目为中心，帮助组织建立通畅的信息交流体系、有效的协作执行体系、精准的决策支撑体系，来提高组织内部的管理和办公能力，建立协调统一、反应敏捷的高水平执行团队，这正是一个企业最核心、最持久的竞争力。

　　对于任先生问题，某企业的信息管理中心主任赵先生回复了自己的三个观点：

　　1、OA运用好，价值是客观存在的，只是因为没有总结和表达;

　　2、要想OA应用好，又能显性地体现价值，只有从存在的重要问题和重要需求出发，满足这个需求或解决这个问题角度去推动OA应用;

　　3、发现和识别什么是“存在的重要问题和重要需求”，在企业里需要熟悉业务，也需要一定职位，否则，你无法发现公司里的“存在的重要问题和重要需求”;“存在的重要问题和重要需求”可能是老板和决策层提出的问题，要有渠道了解这些问题。

　　赵先生的回答显然非常有高度，属于一种方法论，从理论上清晰的解释了提升OA系统价值的方法和思路。这种正确的思维方式，无疑是做好任何信息化工作的前提和基础。

　　而来自大连华天软件有限公司(华天动力)的马先生也从实际应用角度出发，回复了自己的观点：

　　不说大道理，说点具体的提供火花。如何提升价值要根据企业的业务、管理特点来做，大致来说，是否可以整合更多的业务流程进来(这其实是OA发展的一个重要趋势);是否可以和其他业务系统集成，并提供整合系统内外部数据的统计报表(这也是重要趋势);是否可以将文档(知识)管理功能和论坛用好，形成知识管理和工作探讨的良好氛围，建立学习性文化和学习型组织;是否可以在OA系统中进行绩效考核;是否可以将供应商或用户的一些数据和流程整合进来……

　　显然，因为华天动力身处OA这个行业，近十年来和全国上千家用户一起探索OA系统的应用，所以马先生对OA系统的应用现状、重点和前景都看的比较清楚。在未来一段时间内，OA系统应用的重点，或者说价值所在正在于整合、处理更多的业务流程与数据，成为集办公、业务、决策管理于一体的协同办公平台，成为企业信息、知识、数据、流程交汇的中心平台。

　　笔者认为，对于一些行业和企业，如果仍然将OA系统完全用于行政办公管理，也并非就是说没有将OA系统的价值发挥出来。如果能够将行政管理的功能用得充分，用户使用好、粘性高，起到提升效率、规范管理、降低成本的作用，同样是发挥了价值。

　　当今，务实的OA系统厂商也都非常重视产品价值在应用中的体现，如华天动力和九思软件，在产品研发和实施中关注于帮助用户解决企业的实际问题，并实现全员的高效率协同办公，这就使得用户能够更好的发挥OA系统的作用，获得最大的使用价值。

　　从这个角度看，OA系统价值的提升，也需要用户和厂商的共同努力。